Z dniem 1 stycznia 2022 r. w życie wejdą kolejne zmiany regulacji Ustawy o VAT, których celem – jak informuje Ministerstwo Finansów – będzie cyfryzacja usług fiskusa, dalsze uszczelnianie systemu VAT oraz wprowadzenie uproszczeń w procesie wysyłania i odbierania faktur wynikających z wprowadzenia faktury ustrukturyzowanej oraz Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Jak wskazuje projekt nowelizacji, faktury ustrukturyzowane tzw. e-faktury będą faktury wystawione za pomocą KSeF z przypisanym numerem systemowym. Zgodnie z założeniami działania systemu, podatnik po wystawieniu faktury w wewnętrznym systemie finansowo- księgowym i przekonwertowaniu jej na plik w formacie xml prześIe ją do bazy KSeF. Następnie system dokona weryfikacji zawartości pliku ze wzorcem e-faktury. W przypadku walidacji pozytywnej fakturze zostanie przyporządkowany numer systemowy, natomiast w przypadku wystąpienia błędów lub niezgodności ze wzorem, podatnik otrzyma systemowy komunikat o błędzie.

Stosowanie KSeF będzie wymagało otrzymania akceptacji nabywcy dla otrzymywania faktur w postaci ustrukturyzowanej. Jednocześnie brak otrzymanej akceptacji nie będzie oznaczało braku możliwości korzystania z systemu przez podatnika sprzedawcę.

Ustawodawca przewidział pewne preferencje podatkowe dla podatników decydujących si1 na korzystanie z KSeF m.in.:

– możliwość otrzymania szybkiego zwrotu VAT – podatnik, po spełnieniu warunków ustawowych będzie miał możliwość uzyskania zwrotu nadwyżki kwoty podatku VAT w terminie 40 dni od dnia złożenia deklaracji podatkowej,

– uproszczenie w zakresie rozliczania e-faktur korygujących przez podatnika sprzedawcę – uchylony zostanie obowiązek gromadzenia dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i należnego podatku VAT w celu rozliczenia e-korekty w deklaracji podatkowej,

– doprecyzowanie momentu rozliczenia otrzymanej e-faktury korygującej zmniejszającej przez podatnika nabywcy – obowiązek pomniejszenia kwoty podatku VAT naliczonego powstanie już w momencie otrzymania e-faktury korygującej,

– uchylenie obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane.

Struktura logiczna e-faktury w wersji roboczej została już opublikowana na stronach rządowych. Zatem podatnicy mogą już testować systemy finansowo- księgowe w odniesieniu do spełnienia nowych wymogów sprawozdawczych.

Wdrożenie e-faktur będzie zapewne sporym wyzwaniem zarówno dla działów IT, logistyki oraz księgowości. Biorąc pod uwagę komunikowany przez Ministerstwo Finansów obowiązek stosowania e-faktur od 2023 r. rekomendujemy rozpoczęcie prac w tym zakresie odpowiednio wcześniej.

W roku 2022 korzystanie z e-faktury i KSeF będzie dobrowolne.