Połączenie świąt z urlopem daje często możliwość uzyskania długiego wolnego przy niekiedy małym wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego, co wiąże się ze szczególną  atrakcyjnością tego okresu dla uzyskiwania wolnego dla pracowników. Wielu pracodawców jest również zainteresowanych tym, aby w tym okresie pracownicy wzięli wolne, gdyż ze względu na specyfikę prowadzonej działalności spada zapotrzebowanie na pracę. Nie ma problemu, gdy termin urlopu wokół świąt majowych zostanie uzgodniony czy to w planie urlopów, czy to indywidualnie. Istotnym zagadnieniem jest to, kiedy i w jakim zakresie można termin ten narzucić drugiej stronie.

Ważne: Żadna grupa pracowników nie jest faworyzowana w zakresie pierwszeństwa w uzyskaniu urlopu w „atrakcyjnym” terminie. Ciąża, niepełnosprawność, opieka nad dziećmi nie uzasadniają domagania się wolnego w dogodnym okresie.

Narzucenie terminu urlopu przez pracodawcę

Jeżeli plan urlopów nie jest tworzony, terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca zobligowany jest do podjęcia próby uzgodnienia terminu urlopu z pracownikiem, ale w przypadku, gdy to się nie powiedzie, ostatecznie termin urlopu ustala właśnie pracodawca, który bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca może starać się ustalić terminy urlopów (inicjatywa pracodawcy), a przy braku zgody części pracowników – decydować o terminach wypoczynku, analizując potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy w związku z potrzebą znaczącego ograniczenia obsady i z uwzględnieniem zmniejszonego zapotrzebowania na pracę w tym okresie. Przepisy art. 163 kodeksu pracy dają pracodawcy narzędzie nie tyle wprost jednostronnego narzucania terminów urlopów, co pozwalające na ich wyznaczenie po podjętej i nieudanej próbie ustalenia terminu.

Działanie to nie może jednak przybrać postaci swoistego, masowego wymuszania urlopów w czasie niższego zapotrzebowania na pracę. Proponując terminy urlopów pracodawca musi działać w dobrej wierze, uwzględniając wypoczynkowy charakter urlopów. Nie bez znaczenia jest przy tym także art. 162 kodeksu pracy, zgodnie z którym podział urlopu na części dokonywany może być jedynie na wniosek pracownika.

Indywidualna możliwość wyznaczenia terminu urlopu jest szersza odnośnie urlopów zaległych. W orzecznictwie sądowym ukształtowało się konsekwentnie obecnie przyjmowane stanowisko o możliwości jednostronnego nakazania pracownikowi wykorzystania zaległego urlopu (np. wyrok Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r., sygn. akt II PK 313/07). Nawet w takim przypadku pracodawca powinien podjąć próbę ustalenia terminu.

Urlop na żądanie

Pracodawca udziela na wniosek pracownika do 4 dni urlopu w roku kalendarzowym wterminie wskazanym przez pracownika. Przez „żądanie udzielenia urlopu” należy rozumieć swoisty, gdyż co do zasady rozpatrywany pozytywnie przez pracodawcę, wniosek urlopowy. W wyroku z 11 września 2012 r., sygn. akt III PK 17/12 Sąd Najwyższy orzekł, że obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.

Przykład: W okolicy świąt majowych w planie urlopów przewidziany jest urlop 3 z 10 osób z zespołu zajmującego się opieką nad pensjonariuszami domu opieki. Opieka jest realizowana całodobowo. Kolejne 4 osoby złożyły wnioski o urlopy na ten okres, a przy odmowie pracodawcy złożyły wnioski o urlop na żądanie. Z pozostałych 3 osób dwie są nieobecne w związku z niezdolnościami do pracy. W takim przypadku odmowa udzielenia urlopów na żądanie jest silnie uzasadniona potrzebą zapewnienia ciągłości wykonywanych obowiązków opiekuńczych, bowiem realizacja tych urlopów skutkowałaby właściwie brakiem możliwości funkcjonowania placówki.

Urlop „po urlopie”

Bezwzględnie obowiązek udzielenia urlopu spoczywa na pracodawcy wówczas, gdy wniosek o urlop składa rodzic dziecka, wskazując w nim datę rozpoczęcia urlopu przypadającą bezpośrednio  (a nie w dalszym terminie) po wykorzystywanym przez tę osobę urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskim lub ojcowskim (lub pracownik – inny członek najbliższej rodziny, który korzystał z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego).

Przykład: Możliwe jest wnioskowanie o część urlopu rodzicielskiego czy ojcowskiego (może obejmować jedynie tydzień), aby kończyło się w okolicy długiego majowego weekendu. Takie narzędzie mogą wykorzystać jedynie osoby uprawnione do tych urlopów. W praktyce raczej w ten sposób nie podejmuje się decyzji dotyczących wnioskowania o urlopy „dla rodziców”.

Podstawa prawna:

art. 163, 167(2) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 1465)