Pracodawcy finansujący pracownikom karty żywieniowe mogą wyłączyć je z podstawy wymiaru składek ZUS – do 450 zł miesięcznie na osobę. ZUS wydał w 2025 r. kilkanaście interpretacji indywidualnych precyzujących, kiedy zwolnienie przysługuje, a kiedy nie.
Przepis i limit – co wynika z rozporządzenia?
Podstawą jest § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. Wyłącza ono z podstawy wymiaru składek wartość posiłków finansowanych przez pracodawcę oraz wartość kart przedpłaconych, bonów i talonów – pod warunkiem że uprawniają wyłącznie do nabycia posiłków w gastronomii lub handlu. Limit to 450 zł miesięcznie na pracownika (od 1 września 2023 r.; wcześniej 300 zł).
Zwolnienie obejmuje wszystkie składki: emerytalną, rentową, chorobową, wypadkową, zdrowotną, a także Fundusz Pracy i FGŚP. Jeśli karta opiewa na 600 zł, od nadwyżki 150 zł składki należą się w całości – bez żadnej proporcjonalności.
Przepis dotyczy wyłącznie pracowników na umowie o pracę. Zleceniobiorcy i współpracownicy rozliczani na B2B nie podlegają temu zwolnieniu. Dotyczy też świadczeń bez prawa do ekwiwalentu – jeśli pracownik może wymienić kartę na gotówkę lub inny produkt, całe zwolnienie przepada.
Jakie zabezpieczenia akceptuje ZUS?
Interpretacja DI/200000/43/597/2025 z 25 czerwca 2025 r. oraz kilkanaście podobnych z 2025 r. stawiają konkretne wymagania. Karta musi uprawniać wyłącznie do zakupu posiłków – nie może pozwolić na nabycie alkoholu, tytoniu, odzieży ani artykułów chemicznych. Wypłata gotówki z bankomatu, cashback ani wymiana na ekwiwalent pieniężny są wykluczone. Sieć akceptantów musi być ograniczona do punktów gastronomicznych i spożywczych za pomocą kodów branżowych.
Po stronie pracodawcy: regulamin korzystania z kart, oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z zasadami oraz umowy akceptantów z wydawcą. Wydawca kart musi dodatkowo przeprowadzać regularne audyty sieci akceptantów i udostępniać dokumentację na żądanie ZUS. Część dostawców oferuje gotowe zestawy dokumentów – ale nie wszyscy.
Co sprawdzić przed wdrożeniem?
Błąd, który widzimy najczęściej w firmach na Śląsku: pracodawca kupuje karty żywieniowe od zewnętrznego dostawcy, zakłada że zwolnienie ze składek działa automatycznie, i o brakach w dokumentacji dowiaduje się dopiero przy kontroli. ZUS naliczy wtedy zaległe składki od całości wypłaconych świadczeń – z odsetkami.
Przed wdrożeniem sprawdź u dostawcy dwie rzeczy: czy karta technicznie wyklucza zakupy poza gastronomią i spożywczakiem, oraz czy dostaniesz od niego kompletną dokumentację zgodną z interpretacjami ZUS z 2025 r. – regulamin, wzór oświadczenia i lista akceptantów z kodami branżowymi. Jeśli dostawca nie ma takich dokumentów w standardzie, to sygnał ostrzegawczy.
W Tax-Net pomagamy firmom ze Śląska ocenić, czy wybrany benefit spełnia aktualne wymogi ZUS – zanim urząd zrobi to sam. Obserwuj Tax-Net na LinkedIn.